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溫州市市直單位檔案工作基本規范

更新日期:2017-05-08 16:39:58 點擊率:

 

為規范市直單位檔案工作,提高檔案管理水平,根據《中華人民共和國檔案法》、《浙江省實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》、《機關檔案工作條例》和《機關檔案工作業務建設規范》等有關規定,制定本規范。

第一章  總則

第一條  市直單位(以下簡稱單位)應明確檔案工作分管領導,把檔案工作納入本單位發展規劃年度工作計劃,列入單位議事日程和考核檢查內容,及時研究解決檔案工作中的人、財、物等問題,保障檔案工作依法開展。

第二條  單位應建立檔案工作機構,負責本單位檔案工作,主要職責是:

(一)貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策,建立健全本單位檔案工作規章制度;

(二)組織實施本單位檔案工作發展規劃和年度計劃;

(三)監督指導本單位各部門及所屬機構各種門類和載體的文件材料收集、整理和歸檔工作;

(四)集中統一管理本單位各種門類和載體的檔案,積極提供利用,為本單位各項工作服務;

(五)組織實施本單位檔案信息化建設;

(六)按照國家與省有關規定,定期向溫州市檔案館移交檔案;

(七)按照《浙江省檔案登記備份管理辦法》規定,每年按完成檔案登記備份工作;

(八)負責本系統(行業)檔案工作的業務指導、檢查,經市檔案行政管理部門同意,制定或會同制定本系統(行業)專業檔案的管理辦法。

第三條  單位應配備與本單位檔案工作任務相適應的檔案人員,其職責是:

(一)貫徹落實國家有關檔案工作的法律法規、方針政策和本單位檔案工作制度、年度計劃等;

(二)對本單位各部門及所屬機構各種門類和載體的文件材料收集、整理和歸檔工作進行監督指導,組織培訓本單位各部門及所屬機構檔案人員;

(三)承擔本單位各種門類和載體的檔案接收、整理、管理、統計、提供利用和定期移交進館等工作;

(四)辦理領導交辦的其他檔案工作事項。

檔案人員應經檔案業務培訓并取得崗位培訓證書,定期參加檔案繼續教育,掌握檔案業務知識和現代化管理技能,熟悉本單位保存的檔案內容,確保檔案工作任務及時完成。

第四條  單位應配備符合國家標準、至少能存放20年檔案數量的專門庫房,并與辦公用房、閱覽室分設。

第五條  單位應當建立健全檔案工作各項規章制度,并嚴格執行。

單位制定《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》,應當按規定報市檔案行政管理部門審批同意后執行。當單位工作職能發生變化或發生機構撤并情況時,應及時修訂文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定,并履行報批手續。

第六條  將檔案信息化建設納入本單位信息化建設內容,加快數字檔案室建設,實現檔案管理現代化。

在檔案事務中購買社會服務,應符合檔案安全保密的要求,依法確定檔案事務外包的范圍,制定檔案安全風險防控工作預案,加強檔案事務外包服務事中監督管理。

第二章  檔案收集

第七條  單位各部門應嚴格按照文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定履行歸檔職責,做到檔案應歸盡歸。

應歸檔范圍為文書、業務、科技、會計等各種門類檔案,以及紙質、音像、照片、電子、實物等各種載體檔案。具體包括:

(一)反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的、對本單位工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的檔案;

(二)單位工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的檔案;

(三)本單位需要貫徹執行的上級、同級單位的文件;下級單位報送的重要文件;

(四)其他對本單位工作具有查考價值的檔案。

第八條  歸檔時間:各種門類和載體的文件材料應依據相關規定按年度或階段及時歸檔。

第九條  歸檔要求:

(一)歸檔文件材料應齊全完整,內容真實有效;字跡材料符合耐久性要求;

(二)歸檔電子文件應包括電子文件的版式文件、簽發文本和附件、文件處理單、領導審閱簽批意見、重要文件的歷次修改稿以及有關電子文件的元數據,并按檔案管理要求的格式存儲到脫機載體上;具有永久保存價值的電子文件應轉換為紙質文件一同歸檔;歸檔電子文件應符合真實性、完整性、安全性和可識別性要求;

(三)按照本單位制定的檔案分類方案進行檔案分類,并準確劃分檔案保管期限;

(四)歸檔文件或案卷整理質量符合國家和省有關標準和規范。

第十條  單位文書部門、業務部門及其它各部門向檔案機構移交檔案時,交接雙方應根據移交目錄清點核對,并按照規定辦理移交手續。

第三章  檔案管理

第十一條  單位應集中統一保管本單位形成的各種門類和載體的檔案。

第十二條  檔案保管應做到規范有序、安全保密、方便利用,符合國家和省的相關規定。

第十三條  檔案庫房應配備必要的設施設備,符合防潮、防高溫、防蟲鼠、防霉、防塵、防火、防盜、防光要求;庫房內不得堆放其他雜物。定期對庫房內各類檔案進行清點和檢查,并建立檢查情況記錄和溫濕度記錄。

第十四條  配備能滿足檔案接收、存儲、利用、統計和安全保管以及現代化管理所需的軟件、硬件設施。定期對電子檔案的保管情況、可讀取狀況等進行測試、檢查,發現問題及時處理,按規定進行載體轉換和備份。

第十五條  建立全宗卷,積累存儲本單位檔案的整理說明、分類方案、管理辦法、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、統計數據、全宗介紹等材料。全宗卷整理符合《全宗卷規范》。

第四章  檔案利用

第十六條  單位檔案部門應建立案卷目錄、歸檔文件目錄和專題目錄等必要的檔案檢索工具,電子目錄數據庫與全文數據庫實現有效掛接。

第十七條  開展多種形式的檔案利用服務,做好檔案利用鑒定,處理好檔案利用與保密的關系。

嚴格執行檔案借閱利用制度,檔案借閱利用應辦理借閱登記和利用效果登記。檔案原件一般不外借,確需借出檔案室利用的,須經分管部門的領導審批,檔案部門對借出的檔案應及時催還。

第五章  檔案移交

第十八條  單位應當按照溫州市檔案館年度檔案移交進館單位名單及《溫州市檔案館檔案接收基本標準》要求,按時向溫州市檔案館移交具有長久保存價值的檔案。

經協商,單位可提前向溫州市檔案館移交檔案。

第十九條  單位應當按照溫州市檔案館接收工作要求,在規定時間內完成檔案移交工作。

根據有關規定,單位應完成移交檔案數字化工作,檔案數字化成果和紙質檔案一并移交。

電子檔案移交應符合國家檔案局《電子檔案移交與接收辦法》和省、市的有關規定。

第二十條  單位移交檔案,應做好移交檔案的鑒定審查、補充收集、保管期限調整、密級檔案解密和密級變更處置等工作,確保移交檔案的完整與規范。

第二十一條  單位在移交檔案時,應一并移交全宗介紹、大事記、組織沿革等相關全宗卷文件材料和對檔案內容有補充作用的各種編研材料、書刊、資料等;同時移交有助于管理和利用檔案所必需的專用軟硬件設備。

第二十二條  單位向溫州市檔案館移交檔案時,雙方應履行交接手續。

第六章  違法違紀責任

第二十三條  根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國實施<檔案法>辦法》和《檔案管理違法違紀行為處分規定》等有關規定,有下列違法違紀行為的,其負有責任的單位領導和直接責任人員,以及有檔案管理違法違紀行為的個人,應當承擔法律及紀律責任。

(一)將公務活動中形成的應當歸檔的文件材料、資料據為己有,拒絕交檔案機構、檔案工作人員歸檔的;

(二)拒不按照國家規定向指定的國家檔案館移交檔案的;

(三)出賣或者違反國家規定轉讓、交換以及贈送檔案的;

(四)利用職務之便,將所保管的檔案據為己有的;

(五)因工作不負責任或者不遵守檔案工作制度,導致檔案損毀、丟失的;

(六)擅自銷毀檔案的;

(七)涂改、偽造、竊取檔案的;

(八)擅自從檔案中抽取、撤換、添加檔案材料的;

(九)擅自提供、抄錄、復制檔案的;

(十)未建立檔案安全管理規章制度或未配備安全保管檔案的必要設施、設備,導致檔案安全事故發生的;

(十一)法律法規規定的其它檔案違法違紀行為。

第七章  附則

第二十四條  本規范適用于市級黨政機關、企業事業單位、人民團體和民主黨派。

第二十五條  本規范自公布之日起施行。


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